Cegeka, come fare una software selection

Best practice che l’azienda dovrebbe seguire per fare una adeguata ed efficace selezione software.

SOFTWARE SELECTION: SOLUZIONI EFFICACI E CRITICITÀ DA EVITARE
La rivoluzione informatica degli anni 2000 e la recente pandemia hanno spinto e spingono le aziende sempre più verso l’automazione dei processi e quindi verso la gestione informatizzata dei dati aziendali. In questo contesto, la selezione di software di gestione adeguati risulta uno dei driver fondamentali per il successo d’impresa; i cosiddetti software “gestionali”, infatti, possono introdurre degli elementi di flessibilità dei processi aziendali oppure incanalarli verso una direzione in modo rigido e preordinato, possono snellire l’inserimento dei dati ecc.

In ogni caso, qualsiasi sia il software di gestione dati che si sta ricercando, il suo inserimento in azienda deve essere preceduto da una adeguata ed efficace “Software Selection”, ovvero l’insieme di procedure che consentono all’azienda di selezionare la migliore soluzione sul mercato. Per una efficace Software Selection è necessario innanzitutto conoscere bene la propria azienda e le procedure che vi hanno luogo all’interno, occorre quindi avere chiaro l’attuale sistema di gestione manuale o semi-manuale del processo che si vuole informatizzare. È in questa fase che spesso le aziende si affidano a dei consulenti esterni che scrivono in un Capitolato il cosiddetto “As Is”, cioè un disegno logico dei processi che si vogliono informatizzare; chiaramente questo step è possibile affidarlo ai propri collaboratori interni (responsabili IT e/o key users). L’approccio corretto prevede che, indipendentemente da quello che sarà il software che vogliamo scegliere, si debba ragionare preliminarmente su quali processi e obiettivi l’azienda intende perseguire con l’implementazione del nuovo sistema gestionale redigendo quello che i consulenti esterni aziendali chiamano il “To Be”, che è il fine del Capitolato, in cui si espone come diverrà il processo una volta informatizzato. In questo passaggio è utile individuare fin da subito dei Focal Point, ovvero degli elementi chiave che risultano indispensabili al successo del progetto. Sono caratteristiche tecnologiche o applicative del software che non possono non esserci; sono elementi imprescindibili e “mandatori”. Oltre a questi è bene individuare delle caratteristiche (features) opzionali, gradite ma non indispensabili ai fini del progetto. Quando si è costruito lo schema logico si inizia ad individuare una serie di aziende che gestiscono, sviluppano e rivendono il tipo software che stiamo cercando, informandosi online o tramite consulenti; una volta selezionate alcune di queste, viene condiviso con queste aziende il documento che spiega l’As Is, il To Be e i Focal Point. Il documento, nel caso del cambio del gestionale completo (ERP) ha ovviamente un’articolazione particolarmente ampia in quanto si devono analizzare e descrivere tutti (o i principali) i processi aziendali. Il capitolato consente alla possibile Azienda fornitore di preparare l’incontro demo del software in modo più preciso, presentando la propria soluzione verticale e conforme all’esigenza del cliente. L’incontro coi i possibili fornitori risulta fondamentale per l’imprenditore che, oltre agli aspetti tecnologici ed applicativi del sistema, può valutare da vicino la professionalità e l’esperienza del possibile partner nel risolvere le esigenze tipiche del proprio settore.

Nel mercato software attuale è relativamente facile trovare più di un software che consente di gestire le necessità aziendali o a livello standard o a livello personalizzato, ed è per questo motivo che individuare un fornitore con ampia esperienza nel settore e competente nel risolvere le specifiche esigenze diventa fondamentale per la corretta riuscita del progetto: in altre parole, la professionalità e l’esperienza fanno la differenza, oggi più che mai. Una volta selezionate le aziende più interessanti, l’imprenditore chiede una quotazione a quelle che gli sono sembrate dal punto di vista applicativo, tecnologico e professionale migliori. In quest’ultima fase il prezzo diviene un altro elemento chiave per la selezione del software anche se un altra discriminante importante risulta essere il tempo necessario all’azienda fornitrice per mettere in cantiere, implementare e rilasciare il software proposto. In sintesi, procedendo nel modo sopra descritto, l’imprenditore ha tutti gli strumenti per prendere la propria decisione ed iniziare quindi il progetto per l’implementazione in Azienda del nuovo sistema informativo con la consapevolezza di aver operato nel modo più efficiente ed efficace per ridurre le fisiologiche criticità del progetto e raggiungere i propri obiettivi.